WV Nieuwe Meer en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe Europese Wet op de Privacy in werking. In ons land heeft dit geleid tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zonder al te technisch te worden willen wij u inzicht geven in de consequenties van de wet voor u als lid van de Watersport Vereeniging Nieuwe Meer. In de bijlage: Privacy Statement WVNM, vindt u het formele privacy statement van onze vereniging.
Toen u lid werd van de Nieuwe Meer heeft u aan ons een aantal gegevens verstrekt. Wij gebruiken deze gegevens om de vereniging te kunnen laten functioneren. Zonder persoonlijke gegevens geen facturen, inzicht in het leden verloop etc. etc. Werden deze gegevens vroeger bijgehouden in een kaartenbak, tegenwoordig beschikt de Nieuwe Meer over een elektronisch databestand dat door een derde partij beheerd wordt. Dit stelt ons in staat om op een redelijk eenvoudige wijze gegevens van leden bij te houden en te factureren. Dit systeem is bekend onder de naam e-captain en wordt beheerd door de firma Dispi in ’s-Hertogenbosch. E-captain wordt door vele (watersport)verenigingen tot volle tevredenheid gebruikt.
Persoonlijke gegevens zijn geld waard en kunnen door kwaadwillenden misbruikt worden. Daarom is het belangrijk dat de gegevens die u aan ons heeft verstrekt op een veilige manier beheerd worden. U mag ervan overtuigd zijn dat de firma Dispi aan alle wettelijke en technische eisen voldoet om uw gegevens te beheren.
Daarnaast beheert de vereniging een website en geven we een clubblad uit. De website heeft in principe geen raakvlakken met uw gegevens. De ratinglist met scheepsnamen en eigenaren is van het openbare deel van de website verwijderd en persoonlijke gegevens kunnen pas geraadpleegd worden nadat u met uw persoonlijke code heeft ingelogd. Het clubblad wordt door derden verspreid. Hiervoor dient deze partij natuurlijk over de adresgegevens te beschikken van ontvangers. Deze gegevens worden per uitgave eenmalig verstrekt.
De facebookpagina “Stamtafel WVNieuweMeer” valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur houdt toezicht op personen die toegang hebben tot de facebook pagina. Tevens zullen artikelen en beeldmateriaal welke de privacy van leden schenden of die niet voldoen aan de goede smaak verwijderd worden. Dit kan ook gebeuren op verzoek van leden.
Een uitvloeisel van de wet is dat wij met partijen die beschikken over gegevens die wij hun verstrekken een zogenaamde verwerkersovereenkomst moeten sluiten. Hierin verklaren partijen dat zij de verstrekte gegevens alleen mogen gebruiken voor zaken waarvoor zij bedoeld zijn. In het geval van de producent van ons clubblad Over&Weer mogen de gegevens dus alleen gebruikt worden voor het verzenden van de Over&Weer. Daarna wordt het bestand vernietigd. Op misbruik staan hoge boetes.
Op welke wijze gaat de vereniging met uw persoonlijke gegevens om teneinde aan de nieuwe wet te voldoen:
- Alle personen die binnen de vereniging over uw gegevens beschikken dienen een geheimhoudingsverklaring te tekenen. In ons geval zijn dat alle bestuursleden, de havenmeester, de webmaster en de pachtster;
- De vereniging geeft een privacy verklaring uit. Deze verklaring is rondgestuurd aan alle leden en staat gepubliceerd op de website. In deze verklaring staat met zoveel woorden hoe wij met uw gegevens omgaan teneinde uw privacy te waarborgen;
- Wij hebben een verwerkersovereenkomst met partijen die noodzakelijkerwijs (tijdelijk) beschikken over uw gegevens;
- De vereniging heeft een AVG verklaring. Deze AVG verklaring is een soort keurmerk voor verenigingen waaruit blijkt dat zij de noodzakelijke stappen hebben ondernomen. De vereniging kan hierop gecontroleerd worden.
Wij hopen u met deze beknopte uitleg een beter inzicht te hebben gegeven in onze werkwijze m.b.t. de wet op de privacy. Mocht u alsnog bezwaar maken op de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan of als er onduidelijkheden zijn, schroom niet en laat het ons weten.
Namens het bestuur,
Paul van der Zande, scretaris